Ak dnes podnikateľ vystavuje faktúry cez fakturačný alebo účtovný program, na prvý pohľad sa jeho práca od januára nemusí výrazne zmeniť. Stále zadá odberateľa, položky, cenu, dátum dodania či splatnosť a faktúru vystaví. Podstatná zmena nastane v pozadí.
Pri transakciách, na ktoré sa bude vzťahovať nová povinnosť, už nebude eFaktúrou obyčajné PDF priložené k e-mailu. Faktúra bude mať predpísanú dátovú štruktúru, ktorú dokáže automaticky spracovať účtovný systém druhej firmy. K odberateľovi sa bude môcť dostať prostredníctvom takzvaného digitálneho poštára. Nové pravidlá začnú platiť 1. januára 2027. Finančná správa preto v októbri podnikateľov vyzvala, aby prípravu nenechávali na poslednú chvíľu.
Čo je vlastne eFaktúra?
Pojem môže byť na prvý pohľad mätúci. Mnoho podnikateľov totiž už dnes fakturuje elektronicky. Faktúru vytvoria v počítači alebo fakturačnom programe, uložia ju ako PDF a odošlú e-mailom. Nová eFaktúra však znamená niečo iné.
Podľa zákona ide o elektronický dokument vo formáte, ktorý umožňuje automatizované elektronické spracovanie údajov a spĺňa predpísanú európsku technickú normu. Jednoducho povedané, PDF je predovšetkým dokument určený na to, aby ho videl a prečítal človek. E-faktúra je zároveň súbor dát, ktorým priamo rozumejú počítačové systémy.
Predstavme si jednoduchý príklad. Dnes firma vystaví faktúru na 1 000 eur, vytvorí PDF a odošle ho klientovi. Klient alebo jeho účtovník musí údaje z faktúry dostať do svojho účtovníctva. Niekedy ich systém načíta, inokedy sa údaje prepisujú alebo kontrolujú manuálne. Po novom môže fakturačný program vytvoriť štruktúrovanú elektronickú faktúru. Tá sa odošle do systému odberateľa a jeho softvér dokáže automaticky rozpoznať dodávateľa, sumu, DPH, dátumy, jednotlivé položky a ďalšie údaje.
Podnikateľ teda nemusí na obrazovke vidieť veľký rozdiel. Veľká zmena sa odohrá medzi jednotlivými systémami.
Faktúru dnes pošlete mailom. Po novom ju môže doručiť digitálny poštár
Druhou novinkou je spôsob doručovania. Do systému vstupujú takzvaní digitálni poštári. Ide o certifikovaných poskytovateľov doručovacej služby, cez ktorých môžu elektronické faktúry bezpečne putovať od dodávateľa k odberateľovi.
Systém využíva európsku sieť Peppol určenú na elektronickú výmenu obchodných dokumentov. V praxi tak môže cesta faktúry vyzerať nasledovne:
podnikateľ → fakturačný program → digitálny poštár → systém odberateľa.
Digitálny poštár zabezpečí doručenie eFaktúry správnemu príjemcovi a poskytne potvrdenie o jej doručení. Pre jedno DIČ môže mať podnikateľ na prijímanie faktúr zvoleného iba jedného digitálneho poštára. Na ich odosielanie môže využívať aj viacerých. Výber sa uskutočňuje prostredníctvom portálu Finančnej správy a nemusí ho vykonať iba samotný konateľ. Urobiť to môže aj oprávnená osoba, napríklad externý účtovník.
Som živnostník. Čo sa teda pre mňa zmení?
Rozhodujúce je predovšetkým to, či je podnikateľ platiteľom DPH. Platitelia DPH budú od januára pri zákonom určených domácich transakciách povinní eFaktúry vystavovať, odosielať aj prijímať. Typickým príkladom je slovenský živnostník alebo firma, ktorá je platiteľom DPH a fakturuje službu inému slovenskému podnikateľovi.
Neznamená to však, že úplne každá faktúra každého platiteľa DPH bude musieť automaticky prejsť rovnakým režimom. Zákon pozná výnimky, napríklad pri niektorých plneniach oslobodených od DPH či pri vybraných zjednodušených faktúrach. Povinná prvá fáza je navyše zameraná predovšetkým na určené tuzemské transakcie medzi podnikateľmi a organizáciami.
Nie ste platiteľom DPH? Zmena sa vás môže týkať tiež
Toto je jedna z najdôležitejších častí nových pravidiel. Živnostník alebo firma, ktorá nie je platiteľom DPH, nebude mať všeobecnú povinnosť takéto eFaktúry vystavovať. Musí však byť pripravená ich prijímať.
Finančná správa uvádza, že od 1. januára musí byť na prijímanie eFaktúr pripravená každá tuzemská právnická osoba a zdaniteľná osoba, teda podnikateľ, bez ohľadu na to, či je platiteľom DPH. V praxi sa teda môže stať, že malý živnostník bude svoje faktúry naďalej vystavovať doterajším spôsobom, ale faktúru od svojho slovenského dodávateľa, ktorý je platiteľom DPH, už bude prijímať cez nový systém. Aj preto sa nová povinnosť týka podstatne väčšieho počtu ľudí, než by sa mohlo zdať iba z označenia „platitelia DPH“.
A čo keď faktúry už dnes robím cez fakturačný program?
Pre množstvo podnikateľov to môže byť najjednoduchšia situácia. Ak používajú moderný fakturačný alebo účtovný softvér, nemusia od januára automaticky meniť celý spôsob práce ani kupovať nový program. Najdôležitejšie je overiť si u jeho poskytovateľa, či bude program podporovať nový systém eFaktúr a prepojenie s digitálnym poštárom.
Ak áno, používateľ môže naďalej vystavovať faktúru veľmi podobne ako dnes. Vyplní odberateľa, položky a ostatné údaje a stlačí tlačidlo na vystavenie alebo odoslanie faktúry. Rozdiel bude v tom, čo následne urobí samotný systém. Namiesto toho, aby jediným výsledkom bolo PDF určené na odoslanie e-mailom, vytvorí faktúru v požadovanej dátovej štruktúre a zabezpečí jej ďalšie spracovanie alebo odoslanie cez digitálneho poštára. Finančná správa preto podnikateľom odporúča preveriť si u dodávateľa účtovného alebo fakturačného programu, ako sa na zmenu pripravuje.
PDF faktúry úplne nekončia
Práve tu môže vzniknúť najväčšie nedorozumenie. Zavedenie eFaktúry neznamená úplný zákaz PDF faktúr od 1. januára. PDF bude môcť naďalej existovať napríklad pri fakturácii spotrebiteľom alebo v prípadoch, na ktoré sa povinnosť elektronickej fakturácie nevzťahuje. Rozdiel je v tom, že pri transakcii, pri ktorej zákon vyžaduje eFaktúru, obyčajný neštruktúrovaný PDF dokument sám osebe nespĺňa definíciu novej eFaktúry.
Zákon zároveň počas prechodného obdobia umožňuje elektronickú faktúru poslať aj iným spôsobom než cez doručovaciu službu, ak s tým príjemca súhlasí. Stále však musí ísť o elektronickú faktúru v predpísanom štruktúrovanom formáte.
Pre zamestnancov a nepodnikateľov sa nič nemení
Ak ste zamestnanec, dôchodca alebo jednoducho nepodnikáte, kvôli novej eFaktúre nemusíte od januára nič vybavovať. Nemusíte si vyberať digitálneho poštára, registrovať novú službu ani meniť spôsob, akým platíte svoje účty. Ak vám ako spotrebiteľovi chodí faktúra napríklad za telefón, internet, energie alebo inú službu, môže vám ju dodávateľ naďalej sprístupniť doterajším spôsobom, napríklad e-mailom, v zákazníckej zóne alebo aplikácii. Nové povinnosti sa týkajú predovšetkým podnikateľov a firiem. Rozhodujúce teda nie je to, či ste zamestnanec alebo dôchodca, ale či vystupujete ako podnikateľ alebo iná zdaniteľná osoba.
Fakturačné údaje dostane aj Finančná správa
Reforma však nie je iba technologickou zmenou medzi dvoma firmami. Systém zároveň zavádza digitálne oznamovanie údajov Finančnej správe. Pri faktúrach, pri ktorých vznikne príslušná oznamovacia povinnosť, zákon počíta s poskytnutím stanovených údajov finančnému riaditeľstvu. Pri využití doručovacej služby sa však celý proces nemá zmeniť na ďalšie ručné vypĺňanie formulárov podnikateľom. Prenos údajov zabezpečí systém.
Zákon pri príslušných prípadoch stanovuje oznámenie údajov v čase vyhotovenia faktúry alebo najneskôr do piatich dní od jej vyhotovenia. Medzi oznamovanými informáciami sú napríklad identifikačné údaje dodávateľa a odberateľa a údaje z faktúry. Štát tak bude dostávať štruktúrované údaje o časti obchodných transakcií výrazne automatizovanejším spôsobom.
Čo sa naopak nemení
Hoci ide o veľkú technologickú zmenu, podnikatelia sa nemusia od januára nanovo učiť celé účtovníctvo. Finančná správa zdôrazňuje, že zostávajú zachované základné pravidlá účtovníctva a uplatňovania DPH, postupy pri vystavovaní faktúr, ich opravách či dobropisoch aj zákonné lehoty. Nemení sa teda ekonomická podstata faktúry. Mení sa najmä jej digitálna podoba, spôsob doručenia a automatizované spracovanie údajov.
Čo by mal podnikateľ urobiť ešte pred januárom
Prvým krokom je zistiť, do ktorej skupiny patrí. Platiteľ DPH musí preveriť, pri ktorých svojich transakciách bude eFaktúry povinne vystavovať. Neplatiteľ musí myslieť najmä na ich prijímanie. Podnikateľ, ktorý používa fakturačný alebo účtovný program, by si mal overiť, či bude od januára podporovať nový systém a ako bude vyriešené prepojenie s digitálnym poštárom.
Ďalším krokom je samotný výber digitálneho poštára. Pri rozhodovaní Finančná správa odporúča zohľadniť napríklad množstvo faktúr, používaný účtovný softvér, spôsob archivácie či to, či potrebuje k dokladom prístup externý účtovník. Na konci septembra malo digitálneho poštára vybraného už viac ako 10-tisíc daňových subjektov. Finančná správa preto upozorňuje ostatných podnikateľov, aby prípravu nenechávali na posledné dni roka. Pre človeka, ktorý dnes fakturuje elektronicky, sa tak celá zmena dá zhrnúť pomerne jednoducho:
Faktúru budete pravdepodobne vytvárať veľmi podobne ako dnes. Rozdiel je v tom, že pri povinnej eFaktúre už výsledkom nebude iba dokument, ktorý človek otvorí a prečíta. Bude to zároveň štandardizovaný balík dát, ktorý dokáže systém automaticky doručiť, načítať a spracovať.
